Il 14 aprile 2016, a conclusione di un iter legislativo durato quattro anni, è stato approvato dal Parlamento Europeo il Regolamento n° 2016/679 in materia di «Data Protection» (cd. «General Data Protection Regulation»), che di fatto abroga la precedente Direttiva europea 95/46/CE (c.d. «Direttiva Madre»), attuata in Italia dapprima con la L. 675/96 e successivamente con il D.Lgs. 196/2003, «Codice in materia di protezione dei dati personali (c.d. «Codice Privacy).
La necessità di emanare nuove norme in materia di protezione dei dati personali è stata dettata per far fronte alla globalizzazione, allo sviluppo di internet, al progresso delle tecnologie/servizi digitali, alla continua evoluzione degli stessi concetti di privacy e protezione dei dati personali e, quindi, alla loro relativa tutela a fronte del crescente progresso tecnologico.
Il testo definitivo del Regolamento (http://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:32016R0679) è entrato in vigore il 24 maggio 2016, ma i Paesi Membri dell’UE avranno tempo fino al 25 maggio 2018 per uniformarsi anche tramite indicazioni operative, come le linee guida de Garante della Privacy che di seguito si riportano.
La principale novità introdotta dal regolamento è il principio di “responsabilizzazione” (cd. accountability), che attribuisce direttamente ai titolari del trattamento il compito di assicurare, ed essere in grado di comprovare, il rispetto dei principi applicabili al trattamento dei dati personali (art. 5).
In quest’ottica, la nuova disciplina impone alle amministrazioni un diverso approccio nel trattamento dei dati personali, prevede nuovi adempimenti e richiede un’intensa attività di adeguamento, preliminare alla sua definitiva applicazione a partire dal 25 maggio 2018.
Al fine di fornire un primo orientamento il Garante per la protezione dei dati personali suggerisce alle Amministrazioni pubbliche di avviare, con assoluta priorità.
Questa nuova figura, che il regolamento richiede sia individuata in funzione delle qualità professionali e della conoscenza specialistica della normativa e della prassi in materia di protezione dati, costituisce il fulcro del processo di attuazione del principio di “responsabilizzazione”. Il diretto coinvolgimento del RPD in tutte le questioni che riguardano la protezione dei dati personali, sin dalla fase transitoria, è sicuramente garanzia di qualità del risultato del processo di adeguamento in atto. In questo ambito, sono da tenere in attenta considerazione i requisiti normativi relativamente a: posizione (riferisce direttamente al vertice), indipendenza (non riceve istruzioni per quanto riguarda l’esecuzione dei compiti) e autonomia (attribuzione di risorse umane e finanziarie adeguate);
Essenziale avviare quanto prima la ricognizione dei trattamenti svolti e delle loro principali caratteristiche (finalità del trattamento, descrizione delle categorie di dati e interessati, categorie di destinatari cui è prevista la comunicazione, misure di sicurezza, tempi di conservazione, e ogni altra informazione che il titolare ritenga opportuna al fine di documentare le attività di trattamento svolte) funzionale all’istituzione del registro. La ricognizione sarà l’occasione per verificare anche il rispetto dei principi fondamentali (art. 5), la liceità del trattamento (verifica dell’idoneità della base giuridica, artt. 6, 9 e 10), nonché l’opportunità dell’introduzione di misure a protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione (privacy by design e by default, art. 25), in modo da assicurare, entro il 25 maggio 2018, la piena conformità dei trattamenti in corso (cons. 171);
Fondamentale appare anche, nell’attuale contesto caratterizzato da una crescente minaccia alla sicurezza dei sistemi informativi, la pronta attuazione delle nuove misure relative alle violazioni dei dati personali, tenendo in particolare considerazione i criteri di attenuazione del rischio indicati dalla disciplina e individuando quanto prima idonee procedure organizzative per dare attuazione alle nuove disposizioni.